Система online бронирования доков – DSS от LogicSmart

14.07.2017

Docks* Scheduling System (Docks&Yard Management, система планирования доков, онлайн бронирование подъездных ворот, система тайм-слотирования) – вид систем, позволяющий бронировать складские доки на загрузку или разгрузку в режиме online.

Планирование работы доков позволяет уменьшить количество задержек и пробок на въезде на склад, дисциплинировать водителей и улучшить общий логистический процесс компании. Кроме того, данный вид систем можно использовать для организации погрузо-разгрузочных работ не только на складах, но и для сетевых магазинов, офисов и прочих мест, для которых важен контроль за прибывающим транспортом. 

*Docks - доки, подъездные ворота, люковые окна, окна приёмки. Понятие используется как для складов, так и для магазинов. 

Данный вид систем в России в основном рассматривается как часть WMS или TMS. Однако если вы введете запрос в Гугл «Docks Scheduling System», вы увидите множество предложений облачных систем для бронирования подъездных ворот для рынков США и ЕС. Разберемся, кому будет полезно данное решение, примеры внедрения и что надо знать, если вы решили использовать DSS. 

*WMS – Warehouse Management System

*TMS – Transportation Management System 

Определите, есть ли у вас проблема 

Систему онлайн бронирования доков необходимо внедрить, если есть очевидные проблемы:

  • задержки загрузки и разгрузки машин, очереди и простои своего и наемного транспорта, в том числе транспорта ваших поставщиков;
  • часто затрудняется движение на складской территории и/или возле магазинов;
  • участок комплектования мал и время выполнения процессов загрузки и разгрузки является критичным фактором для организации работы сотрудников комплектовки;
  • вы имеете KPI перед транспортом ваших клиентов по отгрузке.

Как и любое IT-решение, систему бронирования доков не стоит внедрять «для галочки» или «а вот у конкурентов она есть». Поэтому давайте разберем практические примеры использования DSS. 

Примеры внедрения 

1. Оптовая компания по продаже свето- и электротехники имеет 8 складских комплексов от Краснодара до Иркутска. Между складами курсирует собственный транспорт, а также на склады приезжает наемный транспорт поставщиков. Система онлайн бронирования доков была внедрена для всех складов, однако наглядно результат был виден только на двух складах (Екатеринбург и Москва), поскольку именно на этих складах была наибольшая загруженность, возникали очередь из машин поставщиков и в результате простои, в том числе собственного транспорта. На остальных складах загруженность была намного меньше и внедрение не показало кардинальных изменений в работе склада, однако поставщики компании привыкли работать онлайн в Москве и Екатеринбурге, и сейчас бронируют время на всех складах компании. 

Пример склада в Москве (большое количество машин, полная загрузка всех тайм-слотов):

Пример склада с малым количеством прибывающих машин, для которого тем не менее была внедрена система:

 

2. Собственник склада в Ленинградской области сдаёт складские помещения по услуге ответственного хранения (операции на складе выполняются за счет арендодателя). С одним из складских клиентов были согласованы KPI, в том числе по своевременности погрузо-разгрузочных работ, выполняемых сотрудниками арендодателя. До внедрения системы арендодатель не выполнял данный KPI и ежеквартально платил штраф клиенту, так как ситуация была непрозрачной и считался только суммарный простой транспортных средств на складской территории. После внедрения системы выяснилось, что часть машин приезжало несвоевременно и проставляло себе простой за счёт склада. В данном проекте не только удалось упорядочить очереди и соблюдать KPI на 100%, но и в результате переговоров арендодатель начал оказывать клиенту услуги 3PL провайдера, показав свои компетенции в управлении транспортом.

Красным и оранжевым цветом отмечены опоздания. До корректной организации работы:

После полноценного внедрения системы DSS:

 

3. Сеть продуктовых супермаркетов, состоящая из 14-ти магазинов, столкнулась с проблемой – из-за периодических очередей (1-2 машины) их поставщики ждали начало разгрузки на проезжей части, под знаком «остановка запрещена». Несмотря на то, что расходы на штрафы напрямую не касались торговой сети, а только их поставщиков, было принято решение внедрить систему онлайн бронирования времени разгрузки. В результате внедрения не только улучшился имидж компании в глазах поставщиков, но и были произведены изменения в графике работы собственного персонала для процесса выгрузки товара. 

Внедрение системы 

Если вы понимаете, что система онлайн бронирования улучшит ваши бизнес-процессы, то перед вами безусловно станет вопрос – make or by? Разработать систему силами своих сотрудников, купить модуль WMS/TMS или заказать разработку в LogicSmart. Независимо от вашего решения, при разработке и внедрении необходимо обратить внимание на следующие аспекты. 

1) Проанализируйте существующую систему контроля за ПРР на ваших складах

Подсчитайте время, за которое грузовик будет загружаться/разгружаться и вычислите количество окон (временных интервалов) в день.

Не устанавливайте все временные интервалы доступные для бронирования. Запасите около 10% интервалов для экстренных случаев (отложенная поставка, проблемы на дорогах, важный клиент) и добавляйте дополнительные смены перед праздниками или высокими сезонами. 

2) Установите четкие правила рабочего процесса

Для того, чтобы система работала, нужны четко сформулированные правила. Определить, когда будет считаться, что грузовик опоздал (например, если он бронировал время на 15:30-16:00, то начало загрузки в 15:45 будет считаться уже поздним), что будете делать в случае, когда поставщик сообщает о сильной задержке грузовика (будете переносить на конец дня или примите вне очереди). Обратите внимание партнеров и персонал склада на то, что грузовик не может быть принят, если его нет в списке бронирования. 

3) Предусмотрите интеграцию с существующими и будущими системами

Система онлайн бронирования доков классически интегрируется со следующими системами:

- Track&Trace. Можно обеспечить собственный и наемный транспорт GPS датчиками или использовать мобильное приложение на телефон водителя, чтобы система отслеживала их местонахождения и рассчитывала примерное время их прибытия на склад, корректируя интервалы ПРР;

- TMS. Управление собственным и сторонним транспортом нуждается в правильном планировании погрузо-разгрузочных работ.

- WMS. При интеграции сотрудники коммерческого департамента смогут заранее знать, какие именно товары приедут в ближайшее время, чтобы иметь возможность планировать отгрузки клиентам. Кстати, не забудьте и про клиентский Track&Trace. 

4) Наладьте связь между участниками всего логистического процесса

Обеспечьте доступом к новой системе не только своих сотрудников, но и всех контрагентов – поставщиков, транспортные компании и других заинтересованных лиц, чтобы каждый в рамках своих ролей видел изменения в расписании на складе и перемещении транспорта в режиме реального времени.