Оксана Погодаева, сооснователь и директор по логистике онлайн-сервиса автомобильных грузоперевозок GroozGo.
Совершенствование транспортной системы в России невозможно без применения современных технологий. Перевод транспортной накладной из бумажного в электронный вид (ЭТН) поможет вывести отрасль логистики из «серой» зоны и тем самым вернуть государству миллиарды рублей. Помимо этого, электронный документооборот сокращает срок оплаты за совершенный рейс на 10-15 дней и, как следствие, улучшает финансовое положение для перевозчиков.
В процессе подписания транспортной накладной участвует большое количество сторон: заказчик, перевозчик, водитель перевозчика, представитель онлайн-сервиса/экспедитор, представитель грузоотправителя, представитель грузополучателя. Обмен ЭТН не выходит за рамки закона, однако единые правила и порядок их передачи для всех участников еще не установлены. Сейчас на согласовании находится Проект постановления Правительства Российской Федерации "О внесении изменений в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом", который предусматривает добавление раздела VIII «Организация документооборота электронных транспортных накладных». На конференции «Рынок грузовых автомобильных перевозок 2018» заместитель Министра транспорта РФ Николай Анатольевич Асаул отметил, что единые правила применения ЭТН будут введены уже летом 2018 года. Задача кажется довольно амбициозной, так как в формировании подписи ТН много подводных камней. Худшее, что может случиться после введения ЭТН — участникам процесса автомобильных грузоперевозок станет еще сложнее, чем сейчас.
Как найти способ для оптимального внедрения ЭТН? Предлагаю рассмотреть опыт внедрения транспортной накладной в электронном виде на железной дороге — ЭТРАН. Проанализируем его с помощью метода Бенчмаркинг (англ. Benchmarking), когда опыт партнеров и конкурентов сравнивается на отраслевом, межотраслевом, национальном и межнациональном уровнях.
Решение о введении автоматизированной системы формирования и передачи документов для железнодорожных грузоперевозок ЭТРАН было принято в 2001 году. Запуск проекта произошел в 2002 году: на станции Злобино Красноярской железной дороги провели первый обмен накладными с помощью ЭТРАН.
По данным Intellex, сегодня к системе ЭТРАН подключено 26 тысяч организаций. Ежемесячный обмен составляет 5 миллионов документов, из которых оформляется 84% заявок, 90% и 51% накладных на порожние и груженые рейсы соответственно. Всего в системе реализовано оформление 894 видов документов.
По аналогии с ЭТРАН для сферы автомобильных грузоперевозок необходимо организовать формирование и хранение в единой базе всех документов (заявки-поручения, путевые листы и т.д.). Введенная в систему информация и идентификация документов о субъектах перевозки также должна быть доступна ФНС, ГИБДД и другими уполномоченными органами. В Казахстане железнодорожная отрасль продемонстрировала хорошие результаты подобной практики: участники процесса самостоятельно формируют документы в личном кабинете налогового органа, не пользуясь помощью оператора по электронному документообороту. Основная цель введения системы обмена ЭТН — создать для всех участников единое окно для прозрачного и быстрого обмена электронными документами.
В организации железнодорожных перевозок намного больше звеньев цепи, чем в автоперевозках. Это грузоотправители, грузополучатели, РЖД, порты, терминалы, операторы, вагоноремонтные предприятия и представители власти (ФНС, Ведомственная охрана ЖД, Таможенная Служба РФ). И тем не менее, система работает успешно. По данным РЖД, 80% обмена ТН происходит в электронном виде. Для одного участника ежемесячные затраты составляют около 40 тыс. рублей, а приобретение ключа ЭЦП на 11 лет стоит около 10 тыс. рублей.
Более того, система ЭТРАН предоставляет инструменты по управлению продажами: она отвечает за расчет тарифов и сборов за все работы, контроль дебиторской задолженности, а также за информирование о статусах перевозки.
Важно учитывать, что для участников автогрузоперевозок должна быть создана проработанная «экосистема». То есть, ИТ-инфраструктура должна представлять собой привлекательную многофункциональную систему, а не обслуживать только обмен ЭТН. В таком случае участники рынка перевозок сами захотят присоединиться к ней, перевести все в цифровой/электронный вид. К примеру, невероятно удобной является автоматизированная процедура сдачи налоговой отчетности для индивидуальных предпринимателей. Мы провели «проблемное» интервью среди своих перевозчиков и выяснили, что семь из десяти физических лиц с собственным ТС не открывают ИП по причине того, что не знают как правильно вести бухгалтерскую и отчетную деятельность. А ведь зачастую такая политика влечет за собой построение «серых» схем.
Очень важно создать адекватную нормативно-правовую среду, адаптированную к действительности. Нужно также учитывать нерешенные вопросы бумажной версии ТН. К примеру, до сих пор нет однозначного ответа , выступает ли экспедитор в роли грузоотправителя, и нужно ли вносить графу организатора перевозки, оставив 16-й раздел перевозчику для заполнения. Важно помнить и про особенности мультимодальных перевозок, обладающих своими нюансами формирования и обмена документов для нескольких видов транспорта.
Успешный опыт внедрения обмена электронными документами и информацией для железнодорожных перевозок показывает: нельзя ограничиваться обменом только ЭТН. Необходимо разработать законодательную систему по обмену электронными документами всех типов между всеми участниками. Однако, как говорится, «мысли глобально - действуй локально». Рассуждая о конкретных шагах, на данном этапе видится необходимым:
- законодательно установить формат ЭТН;
- определить правила передачи электронных ТН по аналогии с УПД на законодательном уровне;
- определить регламент взаимодействия оператора с единым хранителем данных (реестр), кроме того, необходимо определить его права и обязанности;
- получить разрешение от ФНС и ГИБДД предоставлять ТН в электронном виде;
- найти быстрый и безопасный способ идентификации людей для получения электронной подписи, один из способов - подключить ЕСИА.В получении электронной подписи всех представителей сторон возникает сложность с идентификацией человека. Если в случае с КЭП юридическое лицо может взять на себя обязательство идентификации своего персонала, то с ПЭП оно так не работает. На наш взгляд, на помощь может прийти Единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА). Отрасли нужна поддержка данного мощного инструмента.
Перевод всего документооборота в электронный вид значительно увеличит эффективность всей отрасли. В первую очередь, он поможет снизить процент потерянных документов и ошибок - а значит, финансовых потерь. За счет сокращения сроков передачи документов увеличится оборотный капитал и улучшится финансовое положение транспортных компаний.
