Благодаря автоматизации потока работ и документов цепей поставок, операторы частного подвижного состава, перевозчики, и логистические провайдеры третьей стороны могут гораздо легче накапливать и использовать информацию, более эффективно общаться со своими поставщиками и клиентами. Это также позволяет им быть на шаг впереди своих конкурентов. Системы программного обеспечения управления потоком работ и документов (Workflow management software systems - WfM) полезны, но они также могут быть сложными для управления и реализации. Nancy Troutman, вице-президент по транспорту и логистике глобальной консалтинговой IT-фирмы Neoris, предлагает данные советы для автоматизации управления потоком работ и документов.
- Вникните в управление потоком работ и документов и определите его параметры. Управление потоком работ и документов определяется как автоматизация бизнес-процедур, или «потоков работ и документов», во время которых документы, информация, или задания передаются от одного участника другому по определённым правилам. Системы управления потоком работ и документов цепи поставок занимаются всем процессом перевозки – от погрузки товара на транспортное средство до доставки его в конечное место назначения.
- Оцените свои ресурсы и получите представление о производительности своей системы. Внимательно изучите свои ИТ-системы, а также физические и человеческие ресурсы, что поможет создать плавные переходы между рабочими задачами и процессами. В свою очередь, последовательность действий даёт компаниям более предсказуемую реакцию клиента, позволяющую им соответствовать или превышать существующие соглашения об уровне обслуживания, кем бы клиент не был - грузоотправителем, розничным торговцем, или логистическим провайдером третьей стороны.
- Научитесь расставлять приоритеты. Определите самый важный аспект процесса вашей цепи поставок и постройте остальную структуру потоков работ и документов вокруг него. Ваша транспортная сеть, например, во многих случаях податлив к влиянию управления потоками работ и документов. При использовании системы управления потоками работ и документов на основе Интернета, вам, к примеру, нужно создать правила для просмотра информации о грузе и отслеживания статуса доставки машинами.
- Используйте технологию. Компьютеры могут обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем люди. Правильно запрограммированная, настроенная и управляемая WfM система может существенно улучшить управление потоками работ и документов. Используя Интернет, портативные устройства, бортовые устройства глобальной системы позиционирования и датчики, операторы транспорта, например, могут гораздо легче определить состояние и место положение груза и транспортных средств.
- Начните с небольшого пилотного проекта. Большинство компаний управляют потоками работ и документов, используя сочетание бумаг и мобильной связи. Запустить новую автоматизированную пилотную систему WfM - это разумный способ быстро понять, как реализовывать систему. Затем, сделайте выводы из пилотной проекта и примените их в остальной части системы. Пилотный проект также даст вам возможность исправить любые ошибки в новой системе потока работ и документов до того, как вы внедрите её в вашей организации.
- Обеспечьте избыточность вашего потока работ и документов. Системы управления потоками работ и документов могут обеспечить водителей сканирующими устройствами, основанными на мобильной связи, для обеспечения погрузки, доставки и выбора правильных единиц груза. Эти системы превосходны в обработке сообщений, отправке уведомлений и обеспечении связи с водителями в рамках реального времени. Однако вы должны быть готовы к некоторым поломкам, поэтому позаботьтесь о таких вещах, как бумажные документы, которые смогут выручить вас, если технология даст сбой.
- Получите единое, консолидированное представление о своей сети. Консолидированное представление о потоках работ и документов цепи поставок может включать в себя все остановки транспортных средств, маршруты и грузовики; клиенты, которых они обслуживают; и их близость к местам доставки. Одно из главных преимуществ создания единого представления о сети - возможность сокращения холостого пробега. Лозунг в процессе управления потоками работ и документов цепей поставок - видимость. Слепое исполнение - это не выход для бизнеса.
- Увеличьте контроль. Осуществляйте контроль над каждым потоком работ и документов так, чтобы вы могли контролировать и уменьшать возможную неэффективность. В общем, для лучшего контроля используйте стандартные методы и программное обеспечение.
- Стандартизируйте. Убедитесь, что все данные, введённые в WfM, совместимы с логистическими провайдерами и линиями отгрузки, а также с функциями входа и выхода. Кроме того, убедитесь, чтобы все пользователи системы были осведомлены о различиях в данных. Вдобавок, внутренние отчёты должны иметь совместимый формат с торговыми линиями и любые группы пользователей, имеющие доступ к системе, могли легко найти необходимые данные.
- Установите ожидания. Для содействия принятию системы пользователем позвольте каждому узнать об ограничениях системы до того, как запускать её. Хотя WfM-система - мощный инструмент поддержки принятия решений, она не будет оптимизировать поставки или принимать решения вместо пользователей.
По материалам inboundlogistics.com
Перевод: Анна Юшина, студент кафедры логистики МАДИ
Специально для отраслевого портала "Логистика"
