Рано или поздно любое предприятие, эксплуатирующее складские площади, сталкивается с необходимостью изменить технологии складирования и грузопереработки. Грамотный подход к проектированию и внедрению изменений позволит повысить качество работы склада и сохранить приемлемый уровень затрат на его оснащение и содержание.
Анализ деятельности дистрибьюторских компаний показывает, что существует зависимость между основными экономическими показателями их работы и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании-дистрибьютора ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.
Последствиями ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов. Повысить эффективность работы склада, если он уже построен и работает, можно и без существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса.
Препятствия, мешающие повысить эффективность складских комплексов, можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).
Выбирая направление оптимизации, в первую очередь стоит подумать о совершенствовании процессов и технологии выполнения работ - именно здесь возможно относительно быстро получить результат при использовании имеющегося оборудования.
К техническим и информационным задачам, которые могут быть осуществлены в короткие сроки с относительно низкими вложениями средств, можно отнести, например, закупку раций для быстрого вызова необходимого сотрудника, установку принтера для распечатки заданий в непосредственной близости от зоны приемки или отбора и т.п.Однако все эти нововведения должны быть подчинены общей логике работы склада и планирующихся изменений. Понятно, например, что если на складе планируется переход на безбумажную технологию с использованием терминалов сбора данных, то закупка принтеров и раций нецелесообразна, здесь требуется иное оборудование.
Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов: исследование технологических процессов (логистическая экспертиза), разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада, подготовка склада к внедрению изменений и собственно внедрение.
Логистическая экспертиза
Цель первого этапа - выявить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.
Для достижения цели следует составить перечень бизнес-процессов, исследовать их, провести оценку и ранжирование выявленных проблем. Как правило, можно выделить складские бизнес-процессы (приемка товаров, размещение, комплектация и отгрузка заказов, инвентаризация и т.п.) и смежные процессы, которые реализуют взаимодействие склада и смежных с ним подразделений (управление запасами, закупки товаров, организация поставок товаров на склад и доставка заказов клиентов).
Существует множество методик описания процессов. Одна из наиболее простых и доступных - схема информационных потоков, в ходе построения которой выявляют проблемы коммуникации и управления, дублирующие или ненужные операции. На рис. 1 представлена упрощенная схема информационных потоков в процессе приемки товаров на склад до оптимизации.
В ходе интервью с ключевыми работниками при составлении схемы процесса было выявлено несколько проблемных зон. Приведем только один пример. Водитель-экспедитор предоставлял товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем передавал документы с разрешением отдела закупок оператору склада. В информационную систему склада не поступала информация об ожидаемой поставке, поэтому оператор склада вынужден был готовить документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада было разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о сроках годности и весогабаритных характеристиках принятых товаров.
Одновременно с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производил оприходование товаров в корпоративной информационной системе. Интеграция в режиме реального времени этих двух систем отсутствовала. Синхронизация происходила раз в сутки и использовалась только для сверки данных об остатках.
В процессе приемки товаров на склад могут возникнуть такие организационные и технологические проблемы, как неравномерная нагрузка на склад, большие трудозатраты на разгрузку при приемке не палетизированного груза, приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации. Для того же этапа характерны ИТ-проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, двойной ввод информации о приходе в информационную систему предприятия и в АСУ склада. Возможны и технические проблемы: дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, недостаточная вместимость зоны для приемки и размещения поступающего товара, При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными ИТ-проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит - и на размещение товаров на складе.
Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем: совместное хранение разных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой палеты в зоне резервного хранения (много "вскрытых" палет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авралы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара, обусловленные неактуальной информацией в базе данных склада и несоответствием типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости - вот главные ИТ-проблемы процесса комплектации и отгрузки.
Смежные процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.
Например, в процессе закупок и управления запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе - к дефициту товаров на складе. К числу основных ИТ-проблем можно также отнести отсутствие анализа качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).
В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Встречаются и другие ИТ-проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, отсутствует статистика по недовозам и проблемам, возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, в результате менеджеры по продажам видят в отчетах информационной системы остаток товара, а не его количество, доступное для продажи.
Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются по степени их влияния на производительность, затраты, качество обслуживания клиентов и определяется наиболее выгодная последовательность их решения. Это обеспечит максимальный эффект от проводимых изменений.
Разработка объемно-планировочных решений
Как правило, наиболее критическими проблемами являются неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.
Процесс планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап - зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.
Определение количества и конструкции мест хранения
Для расчета оптимальной конструкции и необходимого количества мест хранения на складе используются значения нормативов запасов, весовые и габаритные характеристики упаковок товаров и требуемые условия хранения.
Для всех типоразмеров мест хранения, используемых на складе или планируемых к использованию, рассчитывается коэффициент заполнения товаром по весу и объему. Анализ проводится по каждому товару. Оптимальными считаются места хранения с наибольшими коэффициентами заполнения.
На основании информации о нормативах запасов определяется, сколько мест хранения потребуется для каждого товара в зоне хранения и в зоне комплектации. Затем места хранения, рассчитанные для товаров, группируются по условиям хранения, чтобы получить итоговые значения параметров зон склада.
Такой подход позволяет с максимальной эффективностью использовать пространство склада, соблюсти баланс между стоимостью складского оборудования и удовлетворением всех требований обработки и хранения товаров, стандартизировать места хранения на складе.
Параметры других технологических зон (погрузочно-разгрузочных работ, приемки, комплектации, отгрузки) определяются на основании данных о среднесуточных поставках и отгрузках, объеме и типоразмерах поступающих и отгружаемых товаров.
Алгоритмы эффективного размещения товаров
Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения, передвижению внутри склада, маршрутам комплектации также производится на данном этапе и направлена на повышение эффективности использования складского пространства, сокращение времени комплектации заказов, простоев техники, очередей.
Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и оборачиваемости. Каждой зоне могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Они реализуются с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада, а также с помощью системы нумерации зон, областей и ячеек.
Проектирование технологии работы склада
Цель этого этапа - наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, поддержать качество выполнения заказов на необходимом уровне.
Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций и должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использовать стандартные (для компании) формы внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс или операцию. Следует регистрировать и накапливать информацию, необходимую для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада - функционал системы автоматизации склада должен быть использован максимально.
Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциями относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, его маркировка, размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.
Периодические операции, выполняющиеся при возникновении нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Это такие операции, как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.
Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, с подробным описанием состава работ, указанием исполнителей, информацией, необходимой для выполнения, исходящими документами, используемыми техническими средствами.
Например, процесс приемки товаров на склад, представленный на рис. 2, был трансформирован следующим образом. Обмен данными АСУ склада и предоставление отделом закупок информации об ожидаемых поставках позволило существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сократило время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.
Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.
Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.
Зная перечень операций и объем работ на каждой из них, используя нормативы выполнения работ, можно вычислить необходимое количество персонала в каждой смене, а также точное количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот, сканеров штрихкода, рабочих мест оператора и т.д.
Внедрение изменений
Проект оптимизации работы склада можно считать удачным только после того, как все изменения внедрены.
Оптимизация складских технологий обязательно требует доработки информационной системы. Поэтому при внедрении новой технологии в первую очередь необходимо совершенствовать ИТ-поддержку системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.
Контроль внедрения изменений, своевременная корректировка решений, тестирование внедряемых элементов информационной системы, разработка функциональных инструкций, обучение персонала - во всех перечисленных задачах обязательно должны участвовать специалисты, авторы решений и мероприятий.
Важно отметить роль экспертов-логистов как в решении специальных логистических задач, так и в разработке технического задания для модернизации складской информационной системы. При внедрении изменений технологического процесса эксперты-логисты за сравнительно короткий срок помогут существенно снизить риски переходного этапа, подготовить персонал и получить в итоге максимальный эффект. CIO.RU
Ольга Каверина - консультант по складской логистике Axelot Logistics, wms@axelotlogistics. ru
***
[Графические материалы:
Рис. 1. Документооборот при приемке товаров на склад до оптимизации (упрощенная схема)
***
Рис. 2. Трансформированный документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)
Материал доступен в бумажной версии издания.]
