ЛЕТОГРАФ: специализированный документооборот
Первая волна внедрения корпоративных информационных систем коснулась применения ЕRР-решений, позволивших многим предприятиям выйти на качественно новый уровень управления и добиться недостижимых ранее высоких результатов ведения бизнеса. Но ЕRР-системы не способны решить ряд других актуальных задач.
По данным исследователей, сегодня 80% корпоративной информации приходится на долю документов неструктурированного содержания. Однако этими документами надо уметь управлять, поэтому в настоящее время на первый план выходят системы управления корпоративным содержанием - Enterprise Content Management (ECM), которые обеспечивают управление всей неструктурированной электронной информацией, ее хранением и обработкой на предприятии. К неструктурированной электронной информации относятся текстовые документы, инженерные чертежи, многообразные договоры, различные электронные файлы и пр.
Управление неструктурированной электронной информацией и корпоративными документами выходит за границы задач, решаемых системами класса ERP, так как их функции носят более структурированный "учетный" характер: контроль товарно-материальных запасов, учет основных средств, учет и планирование производства и пр. После того как данные задачи на предприятии решены, актуальным становится вопрос автоматизации и управления всем тем, что сопровождает учетные процессы. Даже если финансовый модуль системы позволяет формализовать управление структурированными бухгалтерскими документами предприятия, остается масса других документов в рамках его жизненных циклов, таких, как внутренние приказы, пояснительные записки, организационно-распорядительная документация в виде заявлений на отпуск, на материальное поощрение и т.п., не поддающихся формальному учету. Помимо внутреннего документооборота важное значение имеет работа с внешними документами, например с претензиями, заявками. Существует также множество второстепенных бизнес-процессов, таких, как закупка канцелярских товаров, подрядные и субподрядные работы, которые не входят в основной поток, однако недооценивать их значение в деятельности предприятия нельзя.
Современные концепции управления корпоративной информацией
В теории современных систем управления корпоративной информацией выделяют определенные концепции, нацеленные на решение различных пластов задач. В первую очередь это системы управления корпоративным содержанием (ЕСМ). В рамках этой группы можно назвать три основных блока, в значительной степени оказывающих влияние на формирование подходов к созданию решений для специализированного документооборота: системы управления корпоративными документами (EDM), системы управления корпоративными записями и архивами (ERM) и системы для организации групповой работы с документами (Collaboration work). Вторым не менее важным концептуальным направлением являются решения для управления бизнес-процессами (ВРМ), третьим - решения для интеграции корпоративных приложений (EAI), в том числе решения, обеспечивающие межсистемное взаимодействие.
Сегодня на ИТ-рынке существует немало решений, включающих тот или иной блок функционала для управления корпоративной информацией. Они представлены ведущими мировыми и российскими производителями. Однако западные решения традиционно отличаются высокой стоимостью внедрения и лицензий, длительными сроками доработки под конкретные задачи и низкой степенью интеграции с имеющимися на предприятии системами, а российские системы пока не обладают должной широтой функционала, охватывающего все перечисленные концепции.
В решении, разработанном компанией ЛЕТОГРАФ, реализованы все современные концепции управления корпоративной информацией. Система ЛЕТОГРАФ специально создана для выполнения функций специализированного документооборота в организациях любого размера и отраслевой принадлежности. Внедрение решения занимает в среднем не более двух месяцев, а доработки системы под требования конкретного заказчика осуществляются без дополнительного программирования. Это зависит в первую очередь от реализуемых задач и объемов обрабатываемых данных: тесты показали высокую работоспособность системы и на простейших офисных платформах, и на многосерверных территориально распределенных конфигурациях.Актуальность проблемы стандартов
В России основным разработчиком стандартов в области документооборота является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Институтом были разработаны такие документы, как Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, Основные правила архивов организаций, Перечень типовых управленческих документов, образующих деятельность организации с указанием сроков хранения и др.
Сегодня рекомендации ВНИИДАД традиционно используются в большинстве государственных учреждений. Коммерческие структуры, изначально формировавшие собственный документооборот, стихийно в соответствии с возникающими потребностями бизнеса, постепенно приходят к пониманию необходимости единых стандартов. По мнению директора ВНИИДАД Михаила Ларина, "любая компания в той или иной степени контактирует с государственными структурами: таможня, налоги, финансы, социальное обеспечение и пр. Это взаимодействие идет через документы по определенным правилам. И если государство не может четко определить эти правила для всех, то корпоративные структуры вынуждены подстраиваться со своими внутрикорпоративными системами документооборота под каждое ведомство. Но тогда эффективность этого интерфейса зависит от того, насколько четко обеспечена взаимосвязь входа и выхода документов, насколько он технологичен и прозрачен для сторон. Поскольку нет единых норм, процесс улучшения документационного обеспечения в стране будет происходить очень медленно и неравномерно. Нечеткая организация обмена информацией при взаимодействии различных ведомств приводит к тому, что их работа не будет достаточно эффективна".
К достоинствам системы ЛЕТОГРАФ можно отнести тот факт, что она разрабатывалась в сотрудничестве со специалистами ВНИИДАД и отвечает всем требованиям, которые предъявляет институт с точки зрения ГОСТов и других стандартов. Однако система допускает определенное упрощение функциональности исходя из требований каждого конкретного заказчика.
Направления специализированного документооборота
Основными потребителями систем, решающих задачи специализированного документооборота, являются государственные учреждения. Согласно рекомендациям ВНИИДАД они полностью соответствуют правилам работы с документами государственных учреждений любых масштабов - от муниципальных объединений и служб до министерств. Классические задачи укладываются в концепцию СЭД. С точки зрения коммерческого программного решения данная методология является примером четкой специализации.
Аналогичные структурные требования к решениям для специализированного документооборота предъявляют и многие другие организации, например естественные монополии, которые когда-то в прошлом могли быть государственными структурами. При этом практика работы с документами у них практически не изменилась и идентична СЭД.
К данной группе приверженцев классического "государственного" документооборота относятся промышленные предприятия, пережившие годы первичного становления бизнеса. Эти предприятия были построены еще в советские времена, но смогли адаптироваться к новым рыночным условиям.
Другую крупную группу потребителей систем специализированного документооборота составляют представители различных отраслей, каждая из которых имеет свою специфику документационного и информационного обеспечения бизнеса. К этой группе в первую очередь можно отнести различные проектные организации, архитектурные мастерские и дизайн-студии. Их документооборот связан с проектной деятельностью, т.е. с работой многочисленных исполнителей над разнообразными версиями и пластами проектной документации. В то же время учет входящей-исходящей корреспонденции и договорная работа с клиентами таким организациям интересны в гораздо меньшей степени.
В условиях, когда на рынке финансовых услуг востребованы потребительские кредиты, ипотека и различные инвестиционные программы, умение работать с большим объемом информации становится конкурентным преимуществом для банков, страховых компаний и паевых инвестиционных фондов. Для обеспечения высокой скорости предоставления информации и услуг банковские бизнес-процессы должны быть автоматизированы надлежащим образом, чтобы дать персоналу возможность ускорять эти процессы.
Применение специализированного документооборота
Сегодня банки вынуждены применять технические средства, обеспечивающие возможность принимать решение о выдаче кредита клиенту за 2-3 дня. Это гарантирует им существенное конкурентное преимущество. Для реализации данной задачи предлагается внедрять в банках финансовые ЕRР-системы. Традиционная back или front office система позволяет автоматизировать определенные отрасли деятельности банка, но есть ряд задач, которые банковские системы не решают, в частности управление кредитными договорами. В этих случаях следует применять системы управления контентом, типовыми и специализированными документами.
Процедура получения кредита подразумевает подготовку множества заполняемых документов, а также сложные маршруты их прохождения. Изначально клиенту банка необходимо предоставить стандартный перечень документов, подтверждающих его кредитоспособность. После этого каждый предоставляемый клиентом документ поступает как входящий, регистрируется, рассматривается соответствующими службами на предмет его подлинности и соответствия действительной ситуации.
Предоставление клиенту положительного решения по кредиту обусловливает необходимость подготовки комплекта договоров, подтверждающих выдачу кредита. При этом основной кредитный договор влечет за собой подготовку нескольких дополнительных документов, например договоры поручительства, об ипотеке, кредитное досье, график платежей и пр.
В ходе реализации подобной бизнес-процедуры может возникнуть ситуация, при которой ожидание клиента затягивается на неопределенный срок, и никто из сотрудников банка не может сказать ему, когда и на каких условиях будет принято решение о выдаче кредита по его запросу.
Ранее подобные проблемы решались путем документирования всех действий сотрудников с помощью служебных записок. В случае разбирательства и поисков виновного в задержке поднимались эти документы, демонстрирующие "узкие места" процедуры. Но данные методы, приводящие лишь к увеличению количества существующих на предприятии документов, проблемы в целом не решают.
Перспективы специализированных решений на базе ЛЕТОГРАФ
Основной особенностью системы ЛЕТОГРАФ является возможность ее полной адаптации под существующие бизнес-процессы заказчика.
Функциональные возможности ЛЕТОГРАФ для осуществления задач специализированного документооборота основаны на ключевых современных концепциях управления корпоративной информацией. В системе реализованы функциональные модули, отвечающие как за функции традиционного документооборота, так и за решение задач интеграции корпоративных приложений и обеспечения межсистемного взаимодействия. Она в полной мере позволяет решить задачи управления бизнес-процессами организации.
При разработке системы специалисты компании опирались на методологические требования ВНИИДАД и на международные стандарты в области документоведения.
Специализированные решения давно востребованы на рынке. Они позволяют более эффективно осуществлять внедрение, оказывать консалтинговую поддержку и сократить издержки внедрения системы.
Сегодня руководство компании ЛЕТОГРАФ планирует направить деятельность разработчиков на совершенствование решений в области классического документооборота, дополнение их решениями для управления архивами, выдачей архивной информации и организации работы виртуального читального зала. Компания совместно со своими партнерами ведет разработку типовых решений для финансовых, проектных, телекоммуникационных компаний, а также модулей для управления взаимоотношениями с клиентами (аналог CRM), управление РDМ-системами и т.д.
