Lean-технологии в логистике: короткий путь от обучения к практическим результатам

23.10.2015
anna_delovaya.jpg


Рассказывает Анна Желобанова, заместитель генерального директора – директор по персоналу Логистического Агентства «20А»:

Обратиться к технологиям «бережливого производства» (lean-технологиям) нас побудили как внешние, так и внутренние факторы. Как бы мы не называли текущие обстоятельства — кризисом или временными трудностями, — в любом случае ситуация на логистическом рынке подталкивает к поиску нестандартных путей повышения производительности труда и эффективности. К внутренним факторам относится стремление «20А» развивать творческий потенциал сотрудников, обеспечить быструю реализацию различных инициатив и предложений, улучшить условия труда и исключить любые потери на производстве.

Как оказалось, многие свежие и нестандартные возможности находятся буквально перед глазами. Пристальное изучение складских процессов выявило, где и когда возникают потери при выполнении той или иной операции. Стала очевидной необходимость регламента, учитывающего лучшие инициативы сотрудников, как и совершенствования системы поощрений. И, наконец, нужно было улучшить условия, в которых трудятся люди: продолжительное время работы в сменах (по 12-24 часов) и, особенно в ночное время, могло приводить к снижению производительности труда и издержкам. Чтобы изменить ситуацию, в «20А» был разработан комплексный проект нематериальной мотивации сотрудников, включающий «бережливое производство» (lean-технологии), «фабрику идей», внедрение функциональной музыки на складе и т.д. Мы остановимся на одной из его частей — реализации lean-технологий.

Начало: анализ специфики компании

Время:1 месяц

Результат: выбор смешанной системы мотивации

На первом этапе HR-менеджерами «20А» был проведен глубокий анализ, показавший, что для реализации стратегических целей развития бизнеса оптимально использовать элементы как западной, так и восточной модели мотивации. Из японских методик было взято за основу «бережливое производство» (Кайдзен) как комплекс различных технологий, сутью которых является стимуляция активности и инициативности персонала.

Методика «бережливого производства» предусматривает последующее внедрение предложенных решений для уменьшения потерь от непроизводительных операций. Хотя нововведения, чаще всего, прямо не влияют на финансовый результат, они сокращают время для производства отдельных операций и повышают их качество. Но в дальнейшем снижение потерь приводит к повышению производительности труда. Экономия времени означает, что специалисты могут за один и тот же интервал совершить большее количество операций, причем, сделать их более качественно.

Основная формула lean-технологий проста и понятна: «чтобы вы ни делали, вы можете сделать это лучше». Такой подход фокусирует внимание на улучшении процесса (ни один день не должен пройти без какого-либо усовершенствования, реализованного на каком-либо участке). Кроме того, «бережливое производство» фокусирует все действия менеджеров к более полному удовлетворению запросов клиентов и к про-активной работе.

«Бережливое производство»: обучение менеджеров

Время: 1 неделя

Следующим шагом стало обучение менеджеров методам бережливого производства. После завершения учебной программы были поставлены задачи по «малым процессам» в рамках «бережливого производства» (с непосредственным участием тренеров). Также в коучинге работников склада и разработке идей по изменению процессов (либо устранению потерь) участвовали старшие менеджеры. Все уровни исполнителей были вовлечены в процесс. Дальше оставалось перейти к реализации конкретных проектов.

«Бережливое производство»: практика

Время: 2 месяца

Согласно методикам «бережливого производства», практическая реализация также началась с подробного разбора и анализа всех совершаемых действий. Были сформированы рабочие группы, которые внимательно проверяли технологии, открывая возможности для экономии времени, ресурсов. Одновременно происходило преобразование рабочего пространства, чтобы оно оптимально соответствовало решаемым задачам.

Руководство выделило два месяца на реализацию проектов с использованием «бережливого производства» практически в каждом отделе «20А». В целом, мы убедились, что lean-технологии открывают дополнительные возможности для улучшения качества. И позволяют значительно улучшить ключевые параметры при отгрузке, хранении, инвентаризации, обработке и других действиях на складе.

Оказалось, что применение методики развивает навыки персонала: люди учатся повышать качество, улучшать работу, оптимизировать рабочее пространство. В ходе инсталляции lean-технологий сотрудники оказываются вовлеченными в процесс, который меняет их самих в лучшую сторону, добавляя творчество, динамику и порядок в рабочий процесс.

Рассмотрим примеры и результаты реализации данных проектов.

«Работа с документами»

Результат: исключение риска потери или утраты документов на 100%

В Административном отделе на основе бережливого производства было оптимизировано хранение документов. Необходимо хранить пять видов документации в течение пяти лет. Это большой массив бумажной информации (скрепленных файлов и папок), которая должна быть в хорошем состоянии и предоставляться по первому требованию. Рабочая группа обнаружила области, где возможна оптимизация: было улучшено скрепление документов (чтобы нужная информация находилась на виду), все документы стали копироваться в электронный архив, а чтобы уменьшить число возвратов документов от клиентов, предложено шире использовать право подписи, согласовывать сроки и стимулировать своевременный возврат в договорах. В результате изменений улучшились основные показатели работы архива, быстрота доступа к документам, снизилось число потерь и возвращенных документов.

Инвентаризация

Результат: снижение затрат на проведение инвентаризации на 52%

Оказалось, что процесс проверки фактического наличия товаров на складе также возможно усовершенствовать благодаря «бережливым технологиям». В первую очередь, анализ рабочей группы обнаружил проблемные места: излишняя обработка (необходимость специально готовить помещение и товары), дополнительные затраты времени (занесение информации на бумагу, а уже после этого на электронный носитель), а также отсутствие стандартной формы для заполнения данных (что приводило к ошибкам). Увидеть трудности — это уже половина пути к их устранению. Наши специалисты организовали своевременную уборку и развоз товара, контроль смежных ячеек, и создали инструкцию по переносу данных в «сток-пересчет-факт». Результатом стала экономия времени и уменьшение числа ошибок.

Передача техники

Результат: экономия времени от 10 до 25 минут, поломки по стеллажному оборудованию уменьшились в 5 раз

При передаче техники также были обнаружены возможности для улучшения. Они связаны с регистрацией всех повреждений и неисправностей в журнале передачи смены. Чтобы неполадки устранялись более оперативно, предложено точно указывать количество и состояние техники, где именно замечены повреждения и какие меры приняты. Таким образом, все происходящее находится под контролем и не теряется при смене.

Стикерование экономит время

Результат: общепроизводственные затраты снизились на 11%, трудозатраты уменьшились на 22-33%

Легко ощутить преимущества стандартизации рабочего места: когда понятно, где и что находится, все действия выполняются быстро, новички легко включаются в рабочий процесс, каждый этап работы прозрачен. Например, в процессе обработки товара для клиента «20А», компании Husqvarna, часть товара стикеруется.. Рабочая группа обнаружила что в процессе стикеровки товара имеется много потерь. Например, по категории «Запасы» стикеруестя весь товар сразу, хотя на текущий момент и в дальнейшем в этом нет необходимости. Категория «Излишняя обработка» — стикеры печатаются на все поставку в одну ленту, что приводит к тому, что стикеровщик выискивает необходимый ему стикер. И другие категории, такие как «Дефекты», «Транспортировка», «Излишние перемещения». В качестве оптимизации процесса и устранения потерь были реализованы следующие улучшения: зона стикеровки, разделение процессов стикеровки и приемки товара, формирование заданий на стикеровку из системы в зависимости от оборачиваемости товара. В результате внедрения этих новшеств, сократилось время и повысилась пропускная способность склада, снизились затраты (на 11%), уменьшились трудозатраты (на 22-33%). Качество услуг, предоставляемых клиенту, повысилось.

Отгрузка и разгрузка

Результат: снижение издержек на приемку товара на 30%, на ФОТ на 40%

Для нашего клиента Stanley Black & Decker бережливые технологии были использованы для совершенствования процессов отгрузки и хранения товаров. Главным ресурсом повышения производительности стало снижение издержек. Рабочая группа определила три главных фактора, приводящих к потерям времени и ресурсов: удаленность и недостаточная структурированность места хранения, а также недостатки в зоне выгрузки и приемки. Для устранения было определено и закреплено место хранения заказов, подготовлен реестр планируемых отгрузок с детальной информацией (числом паллет, указанием зон и т.д.). Также были разработаны новые регламенты — инструкции для специалистов, обслуживающих Stanley Black & Decker. Принятые меры привели к снижению затрат на 5-7 % и повышению качества и эффективности услуг «20А».

Подведение итогов

Время: через 6 месяцев после начала реализации проектов

Как видно на примерах внедрения бережливого производства в «20А», в каждом случае рабочая группа достигает более глубокого понимания происходящих процессов и открывает возможности для повышения эффективности. Процесс реализации проектов «бережливого производства» сам по себе является эффективным методом обучения и совершенствования навыков персонала. Lean-технологии не требуют больших затрат ресурсов и времени, напротив, они их экономят. В Логистическом Агентстве «20А» использование «бережливого производства» расширяется, так как использование данной инновационной методики приносит реальные результаты.

http://lean-center.ru/?view=article&id=111