ЭДО как конкурентное преимущество и инструмент развития бизнеса

18.11.2015
logo.jpg

ЭДО (электронный документооборот) называют документационным обеспечением управления. Документы необходимы для управления, а организация движение документов в цифровом формате создает условия для динамичного бизнеса. Надежность, безопасность, быстрота и удобство доступа к нужной информации превращают ЭДО в конкурентное преимущество и  важный инструмент развития компании, - и  ЛА 20А предлагает эти технологии своим клиентам.

Принцип документооборота заключается в том, чтобы  вся существенная информация отражалась в документах. Она  должна храниться, быть защищенной и, при этом, доступной для использования. Современные условия предъявляют высокие требования именно к этим параметрам – надежности (безопасности) и скорости коммуникации между компаниями, ведущими бизнес. Если они достигаются, документооборот снижает затраты и повышает эффективность бизнеса - и становится  конкурентным преимуществом.

Значение ЭДО растет в силу его главных особенностей — высокой скорости и безопасности. Сейчас интернет есть везде и у всех, поэтому главный принцип формулируется так:  все, что можно оцифровать – подлежит оцифровке. ЛА 20А развивает собственную систему ЭДО и предлагает своим клиентам технологии для коммуникации в цифровом формате.  

Преимущества ЭДО: скорость, безопасность и индивидуальные решения

Какие выгоды цифровой документооборот дает компаниям, пользующимся услугами логистического провайдера? Обычно движению товаров соответствует движение бумаг. Когда бумажные документы превращают  в электронные, прежде всего, на 90% снижаются соответствующие материальные и временные затраты. А это значительный выигрыш! Не надо копировать и печать стопки бумаг.   Резко уменьшается число ошибок (за счет форматного контроля в системе оператора). Столь же значительно возрастает быстрота поиска в архиве, отслеживания и сверки расчетов. А закрывающие документы перемещаются со скоростью, которая ограничивается только возможностями интернет-провайдера!

Благодаря гибкому цифровому формату, доступны индивидуальные решения,  учитывающие особенности бизнеса клиентов. ЭДО можно полностью настроить в соответствии с потребностями заказчика: документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных, существует квалифицированная электронная подпись для всех пересылаемых форм. Удобный фильтр позволяет настраивать сложные выборки, а поиск по слову найдет из тысячи документов нужный. Список результата поиска можно скачать в виде Excel-файла. Кроме того система отслеживания всю историю каждого документа в базе.

ЭДО для транспорта

По мнению специалистов  20А, выгоды ЭДО отчетливо видны в ситуациях, когда быстрота и надежность критически важны, - например, в транспортной логистике. Клиенты и перевозчики сталкиваются с своими особыми проблемами: стоимость комплекта  документов не зависит от объема грузов, а на получение вторых экземпляров требуется значительное время и дополнительные траты. ЭДО легко устраняет эти трудности и издержки, оптимизируя документооборот для всех участников логистического процесса. При этом исключаются потери и задержка важных документов, уменьшается  время на их обработку и ввод,  а также снижается количество ошибок.  Компании получают возможность вести электронную базу документов и эффективно управлять своим бизнесом. В итоге выигрывают все – и поставщики, и потребители услуг.

ЭДО для ритейлеров

Торговые сети – один из наиболее продвинутых сегментов бизнеса. Большинство ритейлеров  уже перешли или находятся в процессе перехода на систему электронного документооборота. Для этого есть объективные причины. Например, с января 2015 года  все организации обязаны включать в декларацию по НДС сведения из книг покупок и книг продаж. Требуется обрабатывать большие объемы данных, и цифровой формат оказывается востребованным.

Что дает ЭДО для ритейлеров? Он  позволяет перевести взаимодействие торговых сетей и поставщиков в электронный вид. И настроить онлайн-сервис для выявления разногласий в книгах покупок и книгах продаж между компанией и ее контрагентами (сверка по НДС). ЛА 20А предлагает своим клиентам простую и функциональную веб-версию системы EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными). Правильно выстроенная цепочка EDI-сообщений позволяет формировать корректные электронные счета-фактуры для торговых партнеров и тем самым вести книги покупок и книги продаж без ошибок. Кроме того, пользователям 1С для интеграции могут применить готовое «коробочное решение» от 20А. Для пользователей других учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусмотрена интеграция через API (англ. application programming interface - интерфейс программирования приложений).

ЭДО дает мультипликативный эффект

Иногда эффект от введения полноценной системы электронного документооборота проявляется постепенно, но практически всегда очевидно положительное влияние не только в области обмена информацией. Переход на ЭДО повышает качество менеджмента в компании, управление персоналом становится более прозрачным и гибким, а задачи более чёткими и ясными. Это наглядный пример, как цифровые технологии развивают бизнес.